- info@apex.edu.vn
- 0903 25 55 25
Hướng dẫn 5 bước tự động hoá doanh nghiệp giúp CEO giảm phụ thuộc vận hành, tăng hiệu suất và mở rộng quy mô bền vững.
Nếu bạn là CEO và:
Ngày nào cũng bận, nhưng doanh nghiệp không lớn lên
Không dám nghỉ vì “không có mình là loạn”
Việc gì cũng phải hỏi CEO, từ ký hợp đồng đến xử lý lỗi nhỏ
👉 Vấn đề không nằm ở năng lực của bạn, mà nằm ở mức độ tự động hóa của doanh nghiệp.
Theo khảo sát của McKinsey, 60–70% công việc vận hành lặp lại trong SME có thể tự động hóa, nhưng đa số CEO lại:
Tự động hóa bằng… trí nhớ
Giao việc bằng… miệng
Quản lý bằng… cảm giác
Hệ quả: CEO càng giỏi → càng bận → càng là “nút thắt cổ chai”.
Tự động hóa không phải là mua phần mềm.
Tự động hóa là biến doanh nghiệp từ “con người điều khiển” sang “hệ thống vận hành”.
Công thức chuẩn:
Quy trình rõ → Vai trò rõ → Chỉ số đo lường → Công cụ hỗ trợ → Cơ chế kiểm soát
Nếu chưa có 4 yếu tố đầu, mua phần mềm chỉ khiến doanh nghiệp… rối hơn.
Xem thêm Đào tạo Mini MBA thực chiến
Mục tiêu: CEO nhìn được doanh nghiệp như một bản đồ, không phải mớ công việc rời rạc.
CEO cần liệt kê:
5–7 quy trình lõi: Bán hàng, Marketing, Vận hành, Tài chính, Nhân sự, CSKH
Với mỗi quy trình, trả lời 3 câu hỏi:
Đầu vào là gì?
Ai chịu trách nhiệm?
Kết quả đo bằng chỉ số nào?
📌 Ví dụ:
Quy trình bán hàng:
Đầu vào: khách hàng tiềm năng đủ điều kiện
Chịu trách nhiệm: Sales Manager
Đầu ra: Doanh thu/ Tỷ lệ chốt
Nếu CEO không vẽ được quy trình → doanh nghiệp không thể tự động hóa.
Quy trình tác nghiệp không phải tài liệu 50 trang để… cất tủ.
Quy trình tác nghiệp hiệu quả chỉ cần trả lời 5 câu:
Làm việc này khi nào?
Ai làm?
Làm theo thứ tự nào?
Chuẩn đúng/sai là gì?
Nếu lỗi thì xử lý ra sao?
📌 Nguyên tắc thực chiến:
Quy trình tác nghiệp phải đủ rõ để người mới 7 ngày làm được 80% chuẩn.
Không đo lường → không tự động hóa.
Mỗi quy trình chỉ cần:
1–3 KPI cốt lõi
1 điểm kiểm soát CEO cần xem hàng tuần
📌 Ví dụ:
Sales: Tỷ lệ chốt, doanh thu/người
Vận hành: Tỷ lệ lỗi, thời gian xử lý
Tài chính: Dòng tiền ròng, công nợ quá hạn
👉 CEO không cần xem tất cả, chỉ cần xem điểm báo động.
Nguyên tắc: Excel trước – Phần mềm tự động hoá sau.
Bảng tổng quan KPI (Excel / Google Sheet)
Form nhập liệu chuẩn
Báo cáo tự động hóa hàng tuần
📌 Sai lầm phổ biến:
Chưa có quy trình + KPI → mua CRM / ERP → hệ thống tự động hoá chết yểu.
Khi doanh nghiệp đã có:
Quy trình tác nghiệp
KPI
Bảng điều khiển tổng quan
Vai trò CEO chuyển sang:
Xem xét số liệu
Ra quyết định chiến lược
Phát triển đội ngũ kế thừa
Doanh nghiệp chỉ thực sự lớn khi CEO không còn là người “chạy việc”.
Dành cho Chủ Doanh Nghiệp & CEO Bận Rộn
Nguyên tắc xuyên suốt:
Không làm nhanh – làm đúng. Không tự động hóa lung tung – chỉ tự động hóa quy trình tạo giá trị.
Tổng quan lộ trình tự động hoá 90 ngày
| Giai đoạn | Thời gian | Mục tiêu chiến lược |
|---|---|---|
| Giai đoạn 1 | Ngày 1–30 | Chẩn đoán & Chuẩn hóa nền móng |
| Giai đoạn 2 | Ngày 31–60 | Hệ thống hóa & Tự động hóa cốt lõi |
| Giai đoạn 3 | Ngày 61–90 | Thoát vận hành & Nhân bản hệ thống |
🎯 Mục tiêu
CEO nhìn rõ doanh nghiệp đang vận hành như thế nào
Xác định đúng điểm nghẽn gây bận và rủi ro
Chuẩn hóa những thứ bắt buộc phải có trước khi tự động hóa
Việc triển khai: Đánh giá 6 trụ cột
Ghi lại toàn bộ việc CEO làm trong 7 ngày
Kết quả đầu ra
Bản đồ “CEO đang bị hút vào đâu”
3–5 điểm nghẽn lớn nhất
📌 Thực chiến:
80% CEO tôi tư vấn đang làm việc của cấp trưởng nhóm hoặc nhân viên.
Việc triển khai
Liệt kê 5–7 quy trình sống còn
Với mỗi quy trình:
Input – Output
Người chịu trách nhiệm
Điểm CEO đang phải can thiệp
Kết quả đầu ra
Bản đồ vận hành doanh nghiệp (Process Map)
Xác định 01 quy trình ưu tiên tự động hóa đầu tiên
📌 Nguyên tắc:
Không tự động hóa tất cả. Chỉ tự động hóa thứ đang “hút máu” CEO nhất.
Việc triển khai
Viết quy trình tác nghiệp cho:
1 quy trình chính
1–2 quy trình hỗ trợ
Quy trình tác nghiệp chỉ gồm:
Checklist
Dòng công việc cần xử lý
Chuẩn đúng/sai
Kết quả đầu ra
Quy trình đủ rõ để người mới làm được 80% chuẩn
CEO không cần “giải thích lại mỗi lần”
📌 Sai lầm phổ biến:
Viết quy trình cho đẹp → không ai dùng → CEO vẫn phải nhúng tay.
🎯 Mục tiêu
Doanh nghiệp bắt đầu tự chạy theo quy trình
CEO chuyển từ “làm” sang “kiểm soát”
Việc triển khai
Mỗi quy trình chọn:
1–3 KPI cốt lõi
1 điểm kiểm soát CEO cần xem
Thiết lập ngưỡng:
Xanh: ổn
Vàng: cảnh báo
Đỏ: cần can thiệp
Kết quả đầu ra
CEO không cần hỏi, chỉ cần nhìn số
📌 Ví dụ thực tế:
CEO chỉ cần 15 phút/tuần để nắm toàn bộ vận hành.
Nguyên tắc triển khai
Excel / Google Sheet trước
Form – báo cáo – dashboard sau
Phần mềm chỉ dùng khi:
Quy trình đã ổn
Nhân sự hiểu cách dùng
Việc triển khai
Dashboard KPI CEO
Báo cáo tuần tự động
Form nhập liệu chuẩn
Kết quả đầu ra
Dữ liệu cập nhật real-time
Giảm 60–70% thời gian họp & hỏi việc
📌 Thực tế tư vấn:
Doanh nghiệp áp dụng đúng bước này thường giảm 30–40% áp lực cho CEO sau 60 ngày.
Xem thêm Dr Biz – Bác sỹ doanh nghiệp
🎯 Mục tiêu
Doanh nghiệp vận hành không cần CEO can thiệp hằng ngày
Xây nền tảng mở rộng quy mô
Việc triển khai
Giao quyền gắn với:
Quy trình tác nghiệp
KPI
Quyền quyết định rõ ràng
Đào tạo quản lý cấp trung theo quy trình tác nghiệp
Kết quả đầu ra
CEO không còn là người giải quyết việc vụn
Đội ngũ tự xử lý trong khung cho phép
Việc triển khai
Review hiệu quả:
KPI
Thời gian CEO
Lỗi hệ thống
Chuẩn hóa thành:
Sổ tay vận hành
Bộ quy trình tác nghiệp mẫu
Kết quả đầu ra
Doanh nghiệp sẵn sàng:
Mở chi nhánh
Tuyển quản lý mới
Gọi vốn / mở rộng
📌 Chỉ số thành công cuối 90 ngày:
CEO giảm ít nhất 40–60% thời gian vận hành
Doanh nghiệp chạy ổn định dù CEO vắng mặt
CEO không thiếu quyết tâm, CEO thiếu người dẫn đường đã làm thật.
Tư vấn thực chiến giúp CEO:
Tránh sai thứ tự → mất 6–12 tháng
Không sa đà vào phần mềm
Áp dụng tự động hoá đúng mức, đúng thời điểm
💬 Xem thêm Đào tạo in-house thực chiến
Q1: Doanh nghiệp nhỏ có cần tự động hóa không?
→ Càng nhỏ càng cần, nếu không CEO sẽ “kẹt trần”.
Q2: Bao lâu để triển khai đủ 5 bước tự động hoá?
→ 30–90 ngày nếu làm đúng trình tự.
Q3: Có cần phần mềm tự động hoá đắt tiền không?
→ Không. 80% doanh nghiệp thành công bắt đầu từ Excel & SOP.
Tải Toolkit tự động hóa doanh nghiệp
Điền Business Review trong 60 phút
Chọn 1 quy trình lõi để chuẩn hóa trước
Áp dụng thử trong 14 ngày
Review – tối ưu – nhân rộng
📥 TẢI MIỄN PHÍ TOOLKIT:
👉 Business Automation Toolkit (Apexcorp’s copyright)
📅 Đặt lịch tư vấn chiến lược 1:1
📂 Cấu trúc file Excel (5 Sheets)
Sheet 1 – Business Review
Đánh giá 6 mảng: Sales – Marketing – Ops – Finance – HR – CEO Time
Thang điểm 1–5
5 ví dụ mẫu (SME thương mại, dịch vụ, sản xuất)
Sheet 2 – Process Mapping
Liệt kê quy trình
Owner – Input – Output
Ví dụ: Quy trình bán hàng B2B, CSKH
Sheet 3 – SOP Builder
Checklist từng bước
Chuẩn đúng/sai
Ví dụ SOP xử lý đơn hàng, xử lý khiếu nại
Sheet 4 – KPI & Control Points
KPI theo từng bộ phận
Ngưỡng cảnh báo Đỏ – Vàng – Xanh
Ví dụ KPI Sales, Ops, Finance
Sheet 5 – CEO Dashboard
Tổng hợp KPI
Biểu đồ xu hướng
Chỉ số CEO cần xem mỗi tuần
Nếu bạn là CEO đang:
Quá bận nhưng chưa thấy tăng trưởng
Muốn thoát khỏi vận hành mỗi ngày
Muốn xây doanh nghiệp chạy bằng hệ thống
Hãy bắt đầu từ Quy trình 5 bước tự động hóa doanh nghiệp này
📥 TẢI MIỄN PHÍ TOOLKIT:
👉 Business Automation Toolkit (Apexcorp’s copyright)
📌 Hãy đặt lịch tư vấn 1:1 với chuyên gia
📅 Đặt lịch tư vấn chiến lược 1:1
Tác giả: Thạc Sỹ Nguyễn Phong Phú – Nhà Sáng Lập & Chủ tịch HĐQT Apexcorp
APEXCORP – TƯ VẤN CHIẾN LƯỢC KINH DOANH & QUẢN TRỊ
Leave a comment