Hướng dẫn sử dụng ma trận quản lý công việc dành cho Nhà quản trị

Ma trận quản lý công việc hay còn được gọi là ma trận quản lý thời gian, ma trận Eisenhower.. Nó được sử dụng để chia nhiệm vụ ra thành 4 ô. Mỗi góc phần tư có một lời kêu gọi hành động cụ thể như thực hiện, lên lịch, ủy quyền hoặc loại bỏ. Mỗi góc phần tư có mức độ ưu tiên riêng. Nhiệm vụ ở góc phần tư 1 nên được thực hiện trước. Trong khi nhiệm vụ ở góc phần tư thứ 4 nên được thực hiện cuối cùng hoặc loại bỏ.

Ma trận quản lý công việc Eisenhower là gì?

Ma trận quản lý công việc Eisenhower còn được gọi là ma trận ưu tiên của Eisenhower. Nó là phương pháp quản lý công việc hiệu quả bằng cách dựa trên tiêu chí khẩn cấp và độ quan trọng. Eisenhower chia danh sách công việc thành 4 ô. Mỗi ô đại diện cho một phân loại khác nhau của các nhiệm vụ: Nhiệm vụ làm trước, nhiệm vụ lên lịch thực hiện sau, nhiệm vụ ủy thác và nhiệm vụ sẽ xóa. Ma trận này được đặt tên theo Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower.      

Xem thêm Tư vấn chiến lược kinh doanh

  Dwight D. Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ và là tướng năm sao trong Thế chiến thứ hai. Ông đã trình bày ý tưởng mà sau này dẫn tới Ma trận Eisenhower. Trong một bài phát biểu năm 1954, Eisenhower dẫn lời một hiệu trưởng trường đại học giấu tên khi ông nói. “Tôi có hai loại vấn đề, cấp bách và quan trọng. Việc khẩn cấp thì không quan trọng, việc quan trọng thì không bao giờ khẩn cấp.”  Stephen Covey, tác giả cuốn sách 7 Thói quen hiệu quả, đã lấy lời của Eisenhower. Và sử dụng chúng để phát triển công cụ quản lý công việc phổ biến, được gọi là Ma trận Eisenhower.

Bản chất của ma trận quản lý công việc Eisenhower

Bản chất của ma trận này là tập trung vào ưu tiên và quản lý các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của chúng. Phương pháp này giúp tách biệt và phân loại các nhiệm vụ thành các nhóm khác nhau. Từ đó quyết định cách tiếp cận và sử dụng thời gian hiệu quả.

Mức độ Quan trọng

Đây là khía cạnh đo lường mức độ ảnh hưởng của một nhiệm vụ đến mục tiêu dài hạn và giá trị cá nhân. Chúng có thể liên quan đến sự phát triển cá nhân, sự nghiệp, quan hệ, sức khỏe hoặc những mục tiêu lớn hơn trong cuộc sống. Các nhiệm vụ ở mức độ này không mang lại kết quả ngay lập tức, vì vậy nên cũng dễ bị xao nhãng.

Mức độ Khẩn cấp

Đây là khía cạnh đo lường mức độ cần thiết và thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Các nhiệm vụ khẩn cấp thường liên quan đến thời hạn. Yêu cầu ngay lập tức hoặc có thời hạn gấp, có thể gây hậu quả nếu không hoàn thành kịp thời.

Phân loại nhiệm vụ

Dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Ma trận Eisenhower phân loại các nhiệm vụ thành bốn loại khác nhau.

• Quan trọng và khẩn cấp.
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng.
• Không quan trọng và không khẩn cấp.

Mỗi loại nhiệm vụ đòi hỏi một cách tiếp cận và xử lý khác nhau. Bằng cách phân loại nhiệm vụ và xác định cách tiếp cận thích hợp cho từng loại, mỗi cá nhân có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả và đạt được cân bằng giữa các mục tiêu cá nhân và công việc. Nhiều người cho rằng các nhiệm vụ khẩn cấp thì đều quan trọng, nhưng thực tế thì không hẳn vậy.

Ý nghĩa của việc ứng dụng ma trận quản lý công việc Eisenhower

Cải thiện hiệu quả công việc

Khi biết cách quản lý thời gian hiệu quả, chúng ta sẽ có thể hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Điều này sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc và đạt được mục tiêu một cách nhanh chóng.

Ưu tiên công việc

Ma trận quản lý công việc cho phép xác định mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ. Có thể phân loại công việc thành các cấp độ ưu tiên khác nhau. Từ những việc cần làm ngay lập tức đến những việc có thể hoãn lại. Điều này giúp tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Tránh lãng phí thời gian cho những công việc không quan trọng.

Phân bổ thời gian hợp lý

Ma trận quản lý công việc giúp phân bổ thời gian một cách hợp lý cho các nhiệm vụ. Có thể xác định thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Và lập kế hoạch dựa trên thời gian sẵn có. Giúp tránh tình trạng quá tải công việc. Đảm bảo mỗi nhiệm vụ được thực hiện đúng thời hạn.

Định rõ mục tiêu

Ma trận quản lý thời gian giúp định rõ mục tiêu và mục đích của mỗi nhiệm vụ. Bằng cách gắn kết mục tiêu với mỗi công việc. Mỗi người sẽ có động lực và hướng dẫn rõ ràng để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Ma trận này cũng giúp theo dõi tiến độ công việc. Đánh giá sự tiến bộ và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

Giảm căng thẳng

Khi không phải lo lắng về những công việc không quan trọng hoặc không khẩn cấp. Chúng ta sẽ cảm thấy thoải mái và ít căng thẳng hơn. Trang bị một tinh thần tốt hơn để làm việc. Tránh bị quá tải, có thời gian nghỉ ngơi và thư giãn. Từ đó giúp cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

4 Cấp độ trong ma trận quản lý công việc Eisenhower

Ma trận quản lý thứ nhất – Khẩn cấp và quan trọng

Ma trận quản lý thứ nhất là góc phần tư “Giải quyết ngay”. Đây là ô đặt bất kỳ nhiệm vụ nào vừa khẩn cấp vừa quan trọng. Thường chiếm 15 – 20% quỹ thời gian. Khi có một nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm phải được thực hiện ngay. Có hệ quả rõ ràng và ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn. Hãy đặt nó vào góc phần tư này.  Những công việc cần ưu tiên hàng đầu có thể được chia thành các nhóm sau:

• Công việc xuất hiện đột ngột mà không thể dự đoán trước
• Những công việc có thể biết trước và xếp lịch để chuẩn bị, chúng thường có tính chất định kỳ hoặc lặp lại
• Công việc chưa hoàn thành mặc dù sắp đến hạn

Để kiểm soát các công việc này, việc lên kế hoạch trước mỗi ngày, tuần, thậm chí mỗi tháng nếu cần thiết. Áp dụng nguyên tắc “Làm Cái Khó Nhằn”. Hoàn thành công việc khó nhất trước. Việc hoàn thành những công việc khó này sẽ tạo động lực và sự tự tin để tiếp tục thực hiện những nhiệm vụ khác. Đồng thời tăng tính kỷ luật trong công việc. Sự chủ động trong việc sắp xếp công việc sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và đạt được kết quả tốt hơn.

Xem thêm Đào tạo in-house thực chiến

 

Ma trận quản lý thứ 2 – Quan trọng, không khẩn cấp

Góc phần tư thứ hai là góc phần tư “Sắp xếp lịch trình”. Đây là nơi đặt bất kỳ nhiệm vụ nào không khẩn cấp nhưng vẫn quan trọng. Vì những nhiệm vụ này ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn. Nhưng không cần phải thực hiện ngay nên có thể lên lịch cho những nhiệm vụ này sau. Nó chiếm khoảng 60 – 65% thời gian. Tiến hành giải quyết các nhiệm vụ này ngay sau khi giải quyết các nhiệm vụ ở góc phần tư thứ nhất. Ứng dụng nhiều mẹo quản lý thời gian khác nhau để giúp hoàn thành các nhiệm vụ trong góc phần tư này. Một số chiến lược hữu ích chẳng hạn như nguyên tắc Pareto hoặc phương pháp Pomodoro. Tuy nhiên, các công việc trong góc phần tư này không có áp lực thời gian. Nên dễ bị lơ là và trì hoãn việc thực hiện chúng. Điều này có thể dẫn đến việc công việc quan trọng bị bỏ qua hoặc lùi lại trong thời gian dài. Gây ảnh hưởng đến sự tiến triển và thành công của mục tiêu dài hạn. Ở góc này cũng khó có thể định rõ thứ tự ưu tiên giữa các công việc. Dẫn đến việc sử dụng thời gian và tài nguyên không hiệu quả. Làm ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.

Ma trận quản lý thứ 3 – Khẩn cấp, không quan trọng

Góc phần tư thứ ba là góc phần tư “Ủy thác”. Đây là nơi đặt bất kỳ nhiệm vụ nào khẩn cấp nhưng không quan trọng. Những nhiệm vụ này phải được hoàn thành ngay lập tức nhưng không ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn. Chúng chiếm 10 – 15% quỹ thời gian để hoàn thành. Chẳng hạn như đặt vé máy bay, trả lời email,… Vì không có sự gắn bó cá nhân với những nhiệm vụ này. Và chúng có thể không yêu cầu phải hoàn thành bộ kỹ năng nhất định. Nên có thể ủy thác cho người khác. Giao nhiệm vụ là một trong những cách hiệu quả nhất để quản lý khối lượng công việc. Mang lại cho nhóm cơ hội mở rộng bộ kỹ năng của họ. Ủy thác được hầu hết các nhà quản trị áp dụng khi bị quá tải công việc. Trong đó có những đầu việc không quan trọng. Có thể giao phó cho cấp dưới xử lý.

Ma trận quản lý thứ 4 – Không khẩn cấp, không quan trọng

Những nhiệm vụ còn sót lại là những nhiệm vụ không khẩn cấp hoặc không quan trọng. Những phiền nhiễu không quan trọng, không khẩn cấp này chỉ đơn giản là cản trở việc hoàn thành mục tiêu. Đặt những mục còn lại này vào danh sách việc cần làm ở góc phần tư thứ tư. Đó là góc phần tư “xóa bỏ”. Hoặc chỉ nên dành 5% quỹ thời gian cho chúng. Những công việc này chẳng hạn như lướt mạng xã hội, đi uống cà phê tán gẫu với bạn bè,… Nhiệm vụ trong góc phần tư này là không cần thiết. Và không đóng góp cho các mục tiêu hoặc lợi ích lâu dài. Nên thực hiện các hoạt động này kéo dài. Hoặc loại bỏ chúng hoàn toàn và chúng tạo thành nhóm có mức độ ưu tiên thấp nhất. Xem thêm Tư vấn vận hành & quản trị

Phương pháp sử dụng ma trận thời gian Eisenhower hiệu quả

Lập danh sách các việc cần làm

Đây là quy trình cơ bản cung cấp cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ và công việc đang phải đối mặt. Khi lập danh sách, hãy ghi lại tất cả các công việc, nhiệm vụ hoặc mục tiêu cần hoàn thành. Giúp tránh bỏ quên bất kỳ công việc nào và có cái nhìn rõ ràng về phạm vi công việc của mình.    

Xem thêm Dr Biz – Bác sỹ doanh nghiệp

  Sau khi lập danh sách, tiến hành phân loại các công việc dựa trên hai tiêu chí quan trọng và khẩn cấp. Các công việc được xếp vào ô “quan trọng và khẩn cấp” là những công việc cần được ưu tiên thực hiện đầu tiên. Những công việc được xếp vào ô “quan trọng nhưng không khẩn cấp” là những công việc cần được thực hiện ngay khi có thời gian. Các công việc được xếp vào ô “không quan trọng nhưng khẩn cấp” là những công việc có thể ủy quyền hoặc trì hoãn. Các công việc được xếp vào ô “không quan trọng và không khẩn cấp” là những công việc có thể loại bỏ khỏi danh sách.

Phân màu theo cấp độ cho từng ô ma trận quản lý

Việc phân màu sẽ giúp dễ dàng theo dõi và phân loại các công việc hơn. Thông thường, người ta sẽ sử dụng các màu sau để phân loại các công việc theo ma trận thời gian Eisenhower:

• Quan trọng và khẩn cấp: Màu đỏ
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Màu xanh dương
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Màu xanh lá cây
• Không quan trọng và không khẩn cấp: Màu vàng

Học cách từ chối

• Xác định những gì quan trọng: Hãy suy nghĩ về những gì bản thân coi trọng trong cuộc sống và công việc. Giúp xác định những việc quan trọng cần ưu tiên thực hiện.
• Hãy rõ ràng về thời gian và khả năng của bản thân: Khi ai đó yêu cầu làm gì đó, hãy cho họ biết mình có thể làm gì và không thể làm gì.
• Hãy lịch sự và kiên quyết: Khi từ chối ai đó, hãy thể hiện sự tôn trọng và kiên quyết.

Học cách từ chối là một kỹ năng quan trọng cần có để quản lý thời gian hiệu quả. Khi có thể từ chối những yêu cầu không quan trọng hoặc không khẩn cấp. Chúng ta sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những việc quan trọng hơn và đạt được mục tiêu của mình.

Loại bỏ những việc không quan trọng trước khi tập trung hoàn thành nhiệm vụ

Nhiều người thường mắc phải sai lầm là thực hiện những công việc không quan trọng, không mang lại giá trị cao cho bản thân. Nguyên nhân là vì họ cảm thấy bứt rứt khi bỏ qua những công việc này. Hoặc họ nghĩ rằng dành một ít thời gian để thực hiện cũng không sao. Tuy nhiên, việc này sẽ khiến bị lố giờ và không thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn. Phương pháp quản lý thời gian của Eisenhower có thể giúp giải quyết vấn đề này. Phương pháp này dựa trên hai tiêu chí quan trọng và khẩn cấp để phân loại các công việc. Những công việc quan trọng và khẩn cấp cần được ưu tiên thực hiện trước tiên. Những công việc không quan trọng và không khẩn cấp cần được loại bỏ hoặc trì hoãn. Việc loại bỏ những công việc không quan trọng và không khẩn cấp không phải là sự lười biếng. Đây là một cách rèn luyện khả năng phán đoán, đưa ra quyết định. Khi có thể loại bỏ những công việc không quan trọng. Sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những công việc quan trọng và mang lại giá trị cao cho bản thân.

Đánh giá công việc và mức độ hoàn thành mục tiêu

Đánh giá kết quả công việc là một bước quan trọng trong quá trình quản lý thời gian. Việc đánh giá này giúp xác định được những công việc đã được thực hiện hiệu quả. Những công việc cần điều chỉnh và những công việc cần ưu tiên thực hiện trong thời gian tiếp theo. Đối với những công việc mang tính chất dài hạn, nên đánh giá kết quả sau một khoảng thời gian nhất định. Chẳng hạn như 1 tuần, 1 tháng hoặc 1 quý. Việc này giúp đảm bảo công việc đang đi đúng hướng và đáp ứng mục tiêu. Đối với những nhiệm vụ chưa đạt được hiệu quả như mong đợi hoặc chưa hoàn thành xong. Nên sắp xếp thời gian và nguồn lực để tiếp tục triển khai trong thời gian tiếp theo. Việc đánh giá kết quả công việc thường xuyên sẽ giúp quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Lưu ý khi áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Phân biệt công việc quan trọng và khẩn cấp

Một nguy cơ khi không phân biệt công việc quan trọng và khẩn cấp là sự tập trung vào các công việc khẩn cấp mà không có giá trị thực sự. Điều này có thể dẫn đến việc lãng phí thời gian và nguồn lực vào những việc không góp phần vào mục tiêu chung. Chính vì vậy, phân biệt công việc quan trọng và khẩn cấp là rất cần thiết khi áp dụng ma trận Eisenhower.

Xác định rõ mục tiêu

Xác định rõ mục tiêu giúp biết được nhiệm vụ và công việc nào quan trọng nhất để đạt được mục tiêu đó. Nếu không có mục tiêu rõ ràng rất có thể bị lạc hướng. Và dành thời gian cho những nhiệm vụ không quan trọng hoặc không liên quan đến mục tiêu chung. Mục tiêu cũng cung cấp một tiêu chuẩn để đánh giá tiến độ và thành công của công việc.

Thiết lập thời hạn thực hiện

Việc thiết lập thời hạn thực hiện cụ thể giúp tập trung và hoàn thành công việc đúng thời hạn. Tránh bị phân tâm bởi những công việc không liên quan. Đồng thời đánh giá lại mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng công việc. Nếu không thiết lập thời hạn thực hiện cụ thể, mỗi cá nhân có thể dễ dàng bị cuốn vào những công việc không quan trọng. Hoặc trì hoãn việc thực hiện những công việc quan trọng. Khiến việc đạt được mục tiêu trở nên khó khăn hơn.

Theo dõi và cập nhật thường xuyên

Tình trạng công việc có thể thay đổi theo thời gian. Do đó, cần cập nhật ma trận thường xuyên để đảm bảo rằng chúng luôn phản ánh chính xác tình trạng công việc hiện tại. Giúp đánh giá lại mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng công việc. Xác định các công việc mới cần được thêm vào ma trận và loại bỏ các công việc không còn cần thiết.

Ví dụ áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Giám đốc phát triển sản phẩm

Ma trận Eisenhower có thể hỗ trợ cách Giám đốc phát triển sản phẩm phân bổ thời gian để duy trì nhóm sản phẩm có hiệu suất cao, chẳng hạn

Cấp bách – Giải quyết ngay	Quan trọng – Lên kế hoạch
Hoàn thành bản kế hoạch phát triển sản phẩm cho dự án A	Lên lịch cuộc họp với đội phát triển để xem xét các yêu cầu mới từ khách hàng
Chuẩn bị báo cáo tiến độ cho cuộc họp với ban lãnh đạo	Đọc và cập nhật tài liệu về xu hướng công nghệ mới trong lĩnh vực sản phẩm
Đánh giá và giải quyết vấn đề khẩn cấp trong quá trình phát triển sản phẩm B	Xem xét và cập nhật kế hoạch phát triển sản phẩm cho dự án C
Uỷ thác	Xoá bỏ
Giao phó việc kiểm tra và bổ sung tài liệu cho nhóm nhân viên trợ lý	Tham gia cuộc họp không cần thiết về lịch trình sản phẩm D
Giao phó việc chuẩn bị văn bản quảng cáo cho đội tiếp thị sản phẩm	Đọc email không liên quan và spam

Nhân viên Marketing

Cấp bách – Giải quyết ngay	Quan trọng – Lên kế hoạch
Chuẩn bị bài thuyết trình cho cuộc họp quan trọng với đối tác	Lên lịch cuộc họp với đội thiết kế để xem xét các ý tưởng mới cho chiến dịch quảng cáo
Hoàn thành báo cáo chiến dịch quảng cáo trực tuyến đang diễn ra	Xem xét và cập nhật nội dung cho website công ty
Đề xuất và triển khai kế hoạch Marketing cho sự kiện lớn sắp tới	Chuẩn bị kế hoạch Marketing cho sản phẩm mới
Uỷ thác	Xoá bỏ
Tạo nội dung cho bài blog hàng tuần trên website cho nhóm cộng tác viên viết bài	Xem video, phim ảnh hoặc chương trình truyền hình không liên quan đến công việc
Tạo và lên lịch bài viết trên các mạng xã hội cho nhóm trợ lý Marketing	Chơi game hoặc sử dụng các ứng dụng giải trí

Tổng kết

Hy vọng bạn đã nắm rõ mô hình ma trận quản lý công việc. Học cách xem danh sách công việc cần làm và danh sách mục tiêu dài hạn thông qua lăng kính này giúp mỗi cá nhân có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các ngày, tuần và khung thời gian một cách chiến lược và hiệu quả hơn. Nếu đã có danh sách mục tiêu và nhiệm vụ mà vẫn chưa tìm thấy đầu việc ưu tiên, thì việc vẽ ma trận quản lý công việc Eisenhower là một nơi tuyệt vời để bắt đầu. Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu đào tạo, hướng dẫn sử dụng các công cụ phân tích để hoạch định và triển khai chiến lược kinh doanh, hãy liên hệ ngay với Apexcorp nhé.

Xem thêm Đào tạo Mini MBA Thực Chiến

 

Liên hệ với Apexcorp ngay hôm nay

Để được tư vấn MIỄN PHÍ và xây dựng lộ trình phát triển đột phá cho doanh nghiệp của bạn!

✅ Hotline: 0903 25 55 25

Apexcorp – Đối tác của sự phát triển bền vững!  

• Trụ sở: 88A Nguyễn Trọng Tuyển, Phường Cầu Kiệu, TP.HCM
• Văn phòng tư vấn: Business Center, Masteri Thảo Điền, P. An Khánh, TP. HCM
• Hotline: 0903 25 55 25
• Email: info@apex.edu.vn
• Website: apex.edu.vn
• Fanpage: Bác sỹ doanh nghiệp Dr Biz

  [metaslider id=523]