- info@apex.edu.vn
- 0903 25 55 25
Khi tư vấn cho nhiều doanh nghiệp SME và tập đoàn lớn, tôi nhận ra một điểm chung: 80% chi phí có thể tối ưu nhưng ít CEO thực sự làm đến nơi đến chốn. Lý do? Vì họ chỉ dừng lại ở việc “cắt giảm” thay vì tái cấu trúc chi phí.
Dưới đây là 7 chiến lược tối ưu hóa chi phí mà tôi đã triển khai thực tế cho khách hàng – có số liệu, có kết quả đo lường rõ ràng.
Xem thêm Tư vấn chiến lược kinh doanh
👉 Case Study: Một công ty phân phối hàng tiêu dùng có hơn 150 nhân viên, quy trình đơn hàng phải qua 6 bước duyệt. Kết quả: đơn hàng B2B mất trung bình 72 giờ mới giao. Sau khi tái thiết kế quy trình chỉ còn 3 bước + ứng dụng phần mềm quản lý, thời gian rút xuống còn 24 giờ, tiết kiệm 20% chi phí vận hành kho.
📌 Sai lầm thường gặp: Doanh nghiệp nghĩ “càng nhiều bước kiểm soát thì càng an toàn”. Thực tế, càng nhiều bước, chi phí càng phình to.
👉 Thực chiến: Một khách hàng trong ngành logistics áp dụng RPA để xử lý chứng từ và hóa đơn. Trước kia, 12 nhân viên phải nhập liệu thủ công ~2.000 hóa đơn/tháng. Sau khi triển khai, chỉ cần 4 nhân viên giám sát hệ thống, tiết kiệm khoảng 500 triệu VNĐ/năm.
📌 Chiến thuật: Triển khai nhỏ, đo ROI trong 3 tháng đầu, sau đó nhân rộng.
👉 Case Study: Một nhà máy thực phẩm tôi tư vấn chi 15 tỷ/năm cho bao bì. Khi tập hợp đơn hàng theo quý (thay vì từng tháng) và cam kết khối lượng, họ được chiết khấu thêm 8%, tương đương hơn 1,2 tỷ VNĐ/năm.
📌 Sai lầm: Nhiều doanh nghiệp đàm phán chỉ tập trung vào “giá”, bỏ qua điều khoản thanh toán, phí vận chuyển và dịch vụ hậu mãi – vốn là nơi có thể tiết kiệm thêm.
👉 Thực tế: Một công ty nội thất có doanh thu 100 tỷ/năm nhưng luôn thiếu tiền mặt. Sau khi phân tích, phát hiện họ để khách nợ 60 ngày, trong khi vẫn phải trả NCC trong 30 ngày. Giải pháp: đàm phán lại kỳ hạn thanh toán, kết hợp chiết khấu cho khách trả sớm. Kết quả: dòng tiền dương thêm 10 tỷ, giảm hẳn việc vay ngắn hạn.
📌 Chiến thuật: Luôn lập báo cáo Cash Flow Forecast 3–6 tháng, không chỉ nhìn vào báo cáo lãi lỗ.
📌 Sai lầm: Outsource mà không kiểm soát KPI → biến thành phụ thuộc. Luôn ký SLA (Service Level Agreement).
👉 Thực chiến: Một doanh nghiệp sản xuất dược có 200 nhân sự. Thay vì sa thải sau mùa dịch, họ đào tạo nhân viên bán hàng kiêm tư vấn online. Nhờ đó, chi phí nhân sự không tăng, nhưng kênh online đóng góp 25% doanh thu mới.
📌 Chiến thuật: Áp dụng KPI linh hoạt và cross-training, tránh tâm lý nhân viên “chỉ làm đúng việc của mình”.
👉 Thực tế: Một công ty may mặc triển khai chương trình “1 ý tưởng tiết kiệm = 200.000 VNĐ thưởng”. Sau 6 tháng, nhân viên đưa ra hơn 120 sáng kiến nhỏ, tiết kiệm tổng cộng 2,5 tỷ VNĐ/năm.
📌 Bài học: Không phải cắt giảm, mà là khuyến khích tư duy tiết kiệm từ gốc.
Xem thêm Đào tạo in-house thực chiến
Bước 1: Kiểm toán toàn bộ chi phí (nhân sự, vận hành, NCC, marketing).
Bước 2: Xếp hạng chi phí theo mức ảnh hưởng đến lợi nhuận.
Bước 3: Chọn 1–2 hạng mục chi phí lớn để tối ưu trước (ví dụ nguyên vật liệu hoặc logistics).
Bước 4: Triển khai thí điểm, đo ROI trong 3–6 tháng.
Bước 5: Nhân rộng – Cải tiến liên tục – Gắn KPI tiết kiệm chi phí cho từng phòng ban.
Xem thêm Dr Biz – Bác sỹ doanh nghiệp
🎯 Mục tiêu: Biết rõ doanh nghiệp đang “chảy máu” ở đâu, xác định nhóm chi phí cần xử lý trước.
Công việc cụ thể:
Thu thập dữ liệu 12 tháng chi phí (nhân sự, vận hành, marketing, NCC).
Lập báo cáo phân tích Pareto (80/20) để tìm ra top 2–3 nhóm chi phí chiếm nhiều nhất.
Phỏng vấn trưởng phòng ban → xác định các “điểm nghẽn” gây lãng phí.
Đặt KPI cắt giảm/tối ưu theo từng nhóm chi phí (ví dụ: giảm 8% chi phí logistics trong 3 tháng).
📌 Kết quả kỳ vọng: Có bản đồ chi phí (Cost Map) và danh sách “ưu tiên tấn công” rõ ràng.
🎯 Mục tiêu: Thử nghiệm các biện pháp tối ưu trên phạm vi nhỏ để đo hiệu quả.
Công việc cụ thể:
Đàm phán lại với 1–2 nhà cung cấp lớn → so sánh chi phí trước & sau.
Thí điểm tự động hóa (RPA, phần mềm quản lý) trong 1 phòng ban.
Outsource thử 1 hoạt động phi cốt lõi (ví dụ: logistics hoặc marketing).
Thực hiện Cash Flow Forecast để kiểm soát dòng tiền 3 tháng tới.
📌 Kết quả kỳ vọng: Báo cáo ROI từ thí điểm (chi phí triển khai vs số tiền tiết kiệm được).
🎯 Mục tiêu: Nhân rộng các giải pháp hiệu quả và tạo hệ thống quản trị chi phí bền vững.
Công việc cụ thể:
Mở rộng áp dụng giải pháp tiết kiệm cho toàn bộ hệ thống.
Chuẩn hóa quy trình mới, loại bỏ quy trình thừa.
Đào tạo nhân sự đa kỹ năng, gắn KPI tiết kiệm vào đánh giá định kỳ.
Triển khai chương trình “Ý tưởng tiết kiệm” cho toàn nhân viên (có thưởng).
Lập dashboard theo dõi chi phí theo thời gian thực (Power BI/Google Data Studio).
📌 Kết quả kỳ vọng:
Giảm ít nhất 5–15% tổng chi phí trong 90 ngày.
Doanh nghiệp có hệ thống quản trị chi phí liên tục (Continuous Cost Optimization).
30 ngày đầu: Đo lường & xác định điểm nghẽn.
30 ngày tiếp: Thí điểm giải pháp, đo ROI.
30 ngày cuối: Nhân rộng + xây văn hóa tiết kiệm.
Xem thêm Đào tạo Mini MBA Thực Chiến
| Hạng mục chi phí | Dấu hiệu lãng phí thường gặp | Câu hỏi tự đánh giá | Mức độ rủi ro (Thấp/Trung bình/Cao) | Hành động khuyến nghị |
|---|---|---|---|---|
| Quy trình vận hành | Quy trình nhiều bước, trùng lặp công việc, chậm trễ đơn hàng | Có bao nhiêu bước phê duyệt trước khi khách hàng nhận được dịch vụ? | Cao nếu >5 bước | Rút gọn quy trình, áp dụng Lean, tái thiết kế workflow |
| Nhân sự | Nhiều nhân sự làm công việc lặp lại, năng suất thấp | Có bao nhiêu nhân sự làm công việc nhập liệu/thủ công thay vì tạo giá trị mới? | Trung bình – Cao | Đào tạo nhân sự đa kỹ năng, áp dụng RPA/tự động hóa |
| Nhà cung cấp (NCC) | Luôn mua giá niêm yết, không đàm phán, không gom đơn | Khi ký hợp đồng NCC gần đây, bạn có đàm phán giảm giá hoặc điều khoản thanh toán chưa? | Cao nếu >6 tháng chưa rà soát NCC | Đàm phán lại, đấu thầu, đa dạng NCC |
| Dòng tiền | Doanh thu cao nhưng tiền mặt thiếu, nợ phải thu lớn | Tỷ lệ công nợ khách hàng chiếm bao nhiêu % doanh thu? | Cao nếu >30% | Áp dụng chiết khấu thanh toán sớm, đàm phán kỳ hạn trả NCC |
| Marketing | Chi tiêu quảng cáo nhiều nhưng không đo lường ROI | Bạn có biết chính xác ROI từng kênh quảng cáo không? | Trung bình – Cao | Áp dụng KPI ROI, cắt kênh kém hiệu quả |
| Logistics / Vận chuyển | Chi phí giao hàng chiếm tỷ trọng cao, nhiều khiếu nại giao hàng trễ | Chi phí vận chuyển chiếm bao nhiêu % doanh thu? | Cao nếu >15% | Outsource, tối ưu tuyến đường, gom đơn |
| Tài sản cố định | Mua máy móc/thiết bị không sử dụng hết công suất | Tỷ lệ sử dụng thực tế <70%? | Trung bình | Thuê ngoài, thanh lý tài sản dư thừa |
| Văn hóa tiết kiệm | Nhân viên không quan tâm chi phí điện, giấy in, giờ làm | Có chương trình khuyến khích nhân viên tiết kiệm/đề xuất sáng kiến chưa? | Cao nếu chưa có | Tạo cơ chế thưởng – phạt, chương trình “ý tưởng tiết kiệm” |
In bảng hoặc đưa vào Google Sheet.
Đánh giá từng hạng mục theo thang điểm 1–5 (1 = không vấn đề, 5 = nghiêm trọng).
Cộng điểm → nhóm hạng mục có điểm cao nhất sẽ là ưu tiên số 1 cần tối ưu trong 90 ngày tới.
Gắn người phụ trách + KPI tiết kiệm cụ thể cho từng hạng mục.
Xem thêm Tư vấn vận hành & quản trị
H3: Doanh nghiệp nhỏ ít vốn thì áp dụng tối ưu chi phí ra sao?
Tập trung vào 3 việc: tận dụng công cụ miễn phí, thuê ngoài dịch vụ (marketing, kế toán), và đàm phán kỳ hạn thanh toán với NCC.
H3: Cắt giảm chi phí có đồng nghĩa giảm chất lượng sản phẩm?
Không. Nếu tối ưu đúng cách, chất lượng vẫn giữ nguyên, thậm chí còn tăng do quy trình tinh gọn và ít sai sót hơn.
H3: Khi nào nên bắt đầu tối ưu chi phí?
Ngay khi doanh nghiệp có dấu hiệu chi phí tăng nhanh hơn doanh thu, hoặc khi dòng tiền bị âm liên tục.
👉 Bạn đang lo lắng không biết làm sao để không bỏ cuộc khi khởi nghiệp?
Hãy để tôi – chuyên gia tư vấn chiến lược kinh doanh thực chiến – đồng hành cùng bạn.
✅ Hotline: 0903 25 55 25
APEXCORP – TƯ VẤN CHIẾN LƯỢC KINH DOANH & QUẢN TRỊ
Leave a comment