Kỹ năng trình bày kế hoạch kinh doanh giờ đây đã trở thành một kỹ năng mềm thiết yếu trong học tập và công việc. Từ nhà lãnh đạo, nhân viên, sinh viên cho đến học sinh, hầu hết đều phải trải qua tình huống trình bày một ý tưởng trước đám đông và cần sự hỗ trợ từ một hoặc một vài công cụ cần thiết.
Điển hình, PowerPoint là một “trợ thủ” đắc lực để hỗ trợ cho bài thuyết trình của bạn thành công hơn. Tuy nhiên, nguyên tắc khi sử dụng phần mềm này là bạn phải linh hoạt và không được phụ thuộc. Dưới đây là một vài kỹ năng thuyết trình PowerPoint mà bạn nên nắm bắt.
Những vấn đề thường gặp khi thuyết trình kế hoạch kinh doanh
- Slide quá nhiều chữ gây khó nhớ, khó tập trung
- Thể hiện quá nhiều ý tưởng trên cùng một slide
- Hình ảnh minh hoạ không khớp hoặc không phù hợp với nội dung
- Sử dụng màu sắc không chuẩn gây nhàm chán, loá mắt
Nguyên tắc trình bày chung
Đào tạo Mini MBA thực chiến dành cho chủ doanh nghiệp SME
- Layout phải cân bằng, có thể cân bằng đối xứng hoặc bất đối xứng. Có điểm nhấn để nổi bật thông điệp chính. Hình ảnh minh hoạ, nội dung diễn đạt phải nhất quán.
- Nội dung ngắn gọn xúc tích, càng ít chữ càng tốt Sử dụng cụm từ khoá chính hoặc cụm từ khoá mở rộng.
- Sử dụng các biểu tượng nhỏ (icon) thay cho gạch đầu dòng hoặc dấu hoa thị.
- Dùng biểu đồ thay số liệu để người xem dễ nắm bắt số liệu tổng quan và xu hướng tăng hoặc giảm.
- Font và cỡ chữ hợp lý
- Phối màu sắc cho màu nền và màu chữ tinh tế
Sử dụng quy tắc 6×7
- Không được có quá 6 dòng trên 1 trang slide.
- Không có quá 7 chữ trên 1 dòng.
Cách sử dụng biểu đồ và hình ảnh
- Một hình ảnh có thể mô tả một nội dung bằng cả hàng ngàn chữ.
- Thiết kế số liệu đơn giản hoặc làm tròn số đối với số thập phân.
- Sử dụng hình ảnh đúng và phù hợp với nội dung.
- Chú ý các định danh và đơn vị.
- Sử dụng đúng dạng biểu đồ. Mục đích mô tả phần trăm hoặc cơ cấu thì sử dụng biểu đồ tròn. Mục đích dùng để so sánh, sự tương quan thì dung biểu đồ thanh,…
Sử dụng Font chữ, cỡ chữ và màu sắc
Tư vấn và triển khai kinh doanh cho doanh nghiệp SMEs
- Nhóm font chữ có chân chỉ phù hợp với tài liệu in, sách báo. Nhóm font chữ không chân dễ nhìn, phù hợp cho tài liệu thuyết trình, ấn phẩm truyền thông
- Cỡ chữ cho phần mô tả chi tiết từ 18 – 30. Cỡ chữ cho tiêu đề nội dung từ 32 – 36. Cỡ chữ cho tên tài liệu thuyết trình từ 40 trở lên.
- Không lạm dụng viết nghiêng hoặc tô đậm.
- Chỉ gạch chân khi cần nhấn mạnh.
- Không lạm dụng viết nghiêng hoặc tô đậm.
- Không viết chữ in hoa toàn bộ nội dung trên slide.
- Tránh sử dụng 4 nhóm màu nền sau: Màu nền đen & xám vì gây nhàm chán. Màu nền đỏ & cam gây khó tập trung cho người xem. Màu nền tím & hồng rất khó phối với màu chữ và có độ quê mùa cao. Màu nền xanh lá & xanh dương khó gây chú ý cho người xem.
- Đối với khán phòng nhỏ từ 100 người trở xuống thì nên dùng chữ tối trên nền sáng. Đối với hội trường lớn trên 100 người thì nên dùng chữ sáng trên nền tối. Tránh phối màu nền và màu chữ gây chói và mỏi mắt.
Thiết kế bài thuyết trình không quá 10 slide
- Hầu hết mọi người có thể sử dụng từ 20, 30 đến 100 trang/slide cho một bài thuyết trình kéo dài khoảng 1 giờ. Tuy nhiên, việc giới hạn số lượng các slide là một cách để bạn đánh giá được sự cần thiết của từng mục nội dung được đưa vào bài thuyết trình.
- Nếu slide nào có nội dung không quan trọng, bạn có thể loại bỏ. Điều này sẽ giúp bạn thiết kế bố cục nội dung và trình bày bản trình chiếu một cách khôn ngoan hơn.
Bạn cần lưu ý gì khi thuyết trình
Giới hạn thời gian trong 20 phút
Cũng giống như việc hạn chế số slide, giới hạn về thời gian nói trước công chúng sẽ buộc bạn phải chỉnh sửa bài thuyết trình của mình. Hãy ngưng nói những câu pha trò hoặc kể những mẩu chuyện không cần thiết để tập trung vào việc truyền đạt thông điệp chính.
Bạn nên cắt giảm những chi tiết mà bạn dự đoán chỉ có khoảng 5% người nghe quan tâm đến. Từ đó, bạn có thể trình bày bài thuyết trình với độ chính xác cao và ngắn gọn.
Tự tin
Một trong những phương pháp để cải thiện kỹ năng thuyết trình là chú ý rèn luyện phong thái tự tin. Khán giả sẽ đặt sự tin tưởng vào bạn nếu bạn mang lại cảm giác chắc chắn. Vì vậy, từ ánh mắt, cử chỉ đến lời nói, bạn cần thể hiện rằng mình hiểu rõ những gì truyền đạt và không hề tỏ ra sợ hãi.
Giọng nói và ngôn ngữ cơ thể linh hoạt
Một sai lầm chủ yếu trong thuyết trình đó là quá tập trung vào nội dung bài viết mà quên mất yếu tố quan trọng khi giao tiếp với đám đông, đó là: kỹ năng diễn xuất. Bạn cần luyện tập cười thật tươi, nhấn nhá giọng nói, điều khiển biểu cảm cơ mặt, di chuyển đều hai bên cánh gà, trên và dưới sân khấu. Bởi vì, sẽ không ai thích nghe một bức tượng biết nói với cơ thể cứng đơ trên sân khấu.
Giao lưu với khán giả
Kỹ năng này giúp bạn thoải mái, không bị bí từ và phụ thuộc quá nhiều vào nội dung của slide. Hãy dẫn dắt hoặc đặt thật nhiều câu hỏi mở để khán giả tự nói chuyện với bạn và là người chốt lại vấn đề cuối cùng. Thuyết trình không nên là bài độc thoại, hãy hỏi khán giả để cùng thảo luận và tìm ra câu trả lời. Khán giả được tương tác sẽ hào hứng và bị hút vào bài nói chuyện của bạn.
Kết thúc ấn tượng
Bạn nên kết thúc bài thuyết trình của mình một cách ấn tượng và chắc chắn. Đừng để buổi thuyết trình của bạn giảm nhiệt theo thời gian hoặc kết thúc khi khán giả đang tỏ ra buồn chán. Hãy đưa ra kết luận đanh thép và tiếp tục gắn kết với khán giả trong khi nhấn mạnh những điểm quan trọng nhất của bài thuyết trình.
Trong cuộc sống nói chung và kinh doanh nói riêng, bạn sẽ khó có thể hoàn thành tốt nếu như không có một mục tiêu cụ thể. Thuyết trình cũng vậy. Nếu muốn thành công, bạn phải không ngừng rèn luyện những kỹ năng thuyết trình PowerPoint để nội dung bài thuyết trình đi đúng hướng, tránh bị lan man, rời rạc, thiếu sức thuyết phục.
Tìm hiểu thêm: Dịch vụ Tư vấn và Đào tạo doanh nghiệp
APEXCORP – CHUYÊN GIA TƯ VẤN CHIẾN LƯỢC KINH DOANH & QUẢN TRỊ
Trụ sở: 88A Nguyễn Trọng Tuyển, P.8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
Văn phòng tư vấn: Business Center, Masteri Thảo Điền, P. Thảo Điền, Tp. Thủ Đức, HCM
Hotline: 0903 25 55 25
Email: info@apex.edu.vn
Website: apex.edu.vn
Fanpage: Bác sỹ doanh nghiệp Dr Biz