Lập kế hoạch về cơ bản là vẽ ra một bức tranh toàn cảnh. vV lộ trình đạt được mục tiêu trước khi bắt đầu thực hiện nó. Kỹ năng lập kế hoạch xuất sắc giúp cá nhân, doanh nghiệp nhìn về phía trước. Tập trung vào các mục tiêu và đưa ra những quyết định cần thiết để hoàn thành mục tiêu đó.

Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng thiết lập chiến lược, phương pháp, quy trình hoạt động. Nhằm đạt được mục tiêu. đã được xác định trước, trong một khoảng thời gian nhất định. Kỹ năng này đặc biệt cần thiết trong việc vạch ra một lộ trình rõ ràng, trực quan. Có thể ngắn hạn hay dài hạn, trước khi bắt tay vào thực thi.

Kỹ năng lập kế hoạch được thể hiện qua khả năng:

• Xác định mục tiêu rõ ràng và khoảng thời gian nhất định để hoàn thành mục tiêu.
• Đưa ra những chiến lược, giải pháp sáng tạo để hiện thực hóa mục tiêu.
• Xác định nguồn lực cần thiết (như tài chính, nhân lực, tài nguyên,…) để hoàn thành các tác vụ.
• Sắp thứ thứ tự công việc một cách khoa học để từng bước hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn.
• Khả năng truyền đạt thông tin, ý tưởng và kế hoạch một cách rõ ràng. Cũng như khả năng làm việc hiệu quả với người khác để hoàn thành kế hoạch.

Ý nghĩa của kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng và cần thiết cho mỗi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Giúp phân tích và đưa ra những quyết định hợp lý. Từ đó đạt được mục tiêu nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Kỹ năng lập kế hoạch cũng giúp tối ưu hóa nguồn lực, thời gian và ngân sách. Đảm bảo sự hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Và đạt được thành công trong dài hạn.

Biết được danh sách các hạng mục công việc cần thực hiện

Khi tiến hành lập kế hoạch, cần cân nhắc các yếu tố liên quan đến mục tiêu. Bao gồm công việc và hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Khi biết được các hạng mục công việc cần thực hiện. Chúng ta sẽ biết cách phân bổ thời gian, nguồn lực hợp lý. Đồng thời không bỏ sót các việc nhỏ liên quan khác, tránh chồng chéo, rối ren khi triển khai.

Biết được thứ tự ưu tiên công việc cần thực hiện

Bản kế hoạch sẽ mang lại cái nhìn rõ ràng về đầu mục công việc theo thứ tự ưu tiên. Biết được việc nào khẩn cấp, quan trọng, đồng thời không bỏ lỡ những việc phát sinh khác. 

Sắp xếp đầu mục công việc một cách khoa học

Công việc chồng chéo và không có trình tự thực hiện hợp lý sẽ làm mất phương hướng, lãng phí thời gian, công sức. Khi lập kế hoạch, các đầu mục nhiệm vụ được sắp xếp khoa học, trình tự làm việc rõ ràng. Nhờ đó quá trình thực hiện mục tiêu diễn ra suôn sẻ hơn.

Theo dõi tiến độ công việc 

Kỹ năng lập kế hoạch giúp phân tích các nhiệm vụ cần thực hiện, ước tính thời gian cần thiết, đồng thời xác định nguồn lực liên quan nhằm hoàn thành công việc đó. Điều này giúp theo dõi tiến độ công việc cũng như đánh giá mức độ hoàn thành so với kế hoạch ban đầu.

Ngoài ra, nếu có bất kỳ thay đổi nào trong quá trình thực hiện, các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp sẽ biết điều chỉnh kế hoạch sao cho phù hợp để không làm gián đoạn tiến độ công việc.

Tận dụng hiệu quả nguồn lực

Khi các đầu mục công việc được liệt kê và sắp xếp khoa học, việc phân bổ nguồn lực hợp lý để tránh sự lãng phí sẽ trở nên rõ ràng và dễ dàng hơn. Điều này cũng góp phần tối ưu hóa hiệu suất làm việc của mỗi người.

Chủ động kiểm soát, phát triển bản thân

Khi có kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả, mỗi cá nhân sẽ tự biết phát triển bản thân như thế nào, chẳng hạn:

• Bản thân đang phát triển theo hướng nào?
• Điểm gì mà bản thân cần cải thiện trong thời gian tới?

Mỗi cá nhân cũng cần thường xuyên xem xét lại các điểm mạnh, điểm yếu để hoàn thiện ở mức tốt nhất.

Quản lý thời gian & rủi ro

Kỹ năng lập kế hoạch còn giúp mỗi cá nhân quản lý thời gian và rủi ro một cách hiệu quả. Tránh sự trì hoãn và phân bổ thời gian đủ cho các đầu mục công việc. Nhờ đó hạn chế các rủi ro không mong muốn.

Tạo động lực thúc đẩy thực hiện mục tiêu

Kế hoạch rõ ràng giúp tập trung vào các nhiệm vụ và không bị lạc lối trong quá trình thực hiện. Đồng thời đánh giá được mức độ tiến bộ. Và cảm thấy hài lòng khi đạt được từng mục tiêu nhỏ, dần dần thực hiện hóa được mục tiêu lớn.

Thúc đẩy sự tương tác và tính đoàn kết trong tập thể

Kỹ năng lập kế hoạch còn thúc đẩy sự tương tác và tính đoàn kết trong một tập thể. Bản kế hoạch rõ ràng sẽ cho mọi người biết vị trí, vai trò và trách nhiệm của mình. Nắm bắt được công việc trong lộ trình thực hiện và mục đích chung của doanh nghiệp.

Đào tạo Mini MBA thực chiến dành cho chủ doanh nghiệp SME

8 Bước lập kế hoạch công việc chi tiết, hiệu quả

Bước 1: Chia nhỏ kế hoạch theo ngày/ tuần/ quý/ năm 

Một kế hoạch tổng thể bao gồm nhiều nhiệm vụ chồng chéo nhau do đó cần chia nhỏ các đầu việc. Và phân bổ thời gian theo ngày/ tuần/ quý/ năm tuỳ vào kế hoạch của mỗi người. Điều này đảm bảo thực hiện nhiệm vụ theo đúng thời hạn đã đặt ra.

Bước 2: Xác định mục tiêu công việc

Trước khi xây dựng một bản kế hoạch, cần xác định mục tiêu để hướng tới. Trong đó bao gồm việc dự đoán kết quả đạt được. Thời gian để hoàn thành và hậu quả nếu không hoàn thành được mục tiêu. Nếu có nhiều mục tiêu cùng lúc, cần xác định mức độ quan trọng và ưu tiên.

Bước 3: Liệt kê những công việc cần làm

Bước này cần liệt kê đầy đủ những công việc cần thực hiện trong mỗi giai đoạn, bao gồm cả những công việc nhỏ nhất. Việc này nhằm đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào, đồng thời phân bổ thời gian cho từng đầu mục công việc một cách hợp lý.

Bước 4: Sắp xếp đầu mục công việc theo thứ tự ưu tiên

Dựa vào phần liệt kê những đầu mục công việc cần làm, tiến hành sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên một cách khoa học, hợp lý. Đặt thời hạn thực hiện rồi đưa chúng vào bản kế hoạch cụ thể.

Bước 5: Phân bổ nguồn nhân lực hợp lý

Ở bước này, kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả sẽ rất cần thiết trong việc phân bổ nguồn nhân lực một cách hợp lý và tối ưu nhất.

Nếu là doanh nghiệp, hãy xác định nguồn nhân lực đang có bao nhiêu người và có những ai. Nếu là cá nhân, cần xem bản thân đang có gì và có bao nhiêu.

Ngoài việc nắm rõ số lượng, cần hiểu rõ đặc điểm của từng phòng ban, bộ phận rồi tiến hành phân bổ nhân sự đúng nơi, đúng việc, tránh lãng phí.

Bước 6: Triển khai công việc

Kỹ năng lập kế hoạch đòi hỏi mỗi cá nhân cần thường xuyên theo dõi sát sao, đảm bảo kế hoạch công việc đang triển khai đúng lộ trình, đúng thời hạn đã đặt ra.

Bước 7: Linh hoạt ứng phó với các vấn đề không mong muốn

Linh hoạt ứng phó với các vấn đề không mong muốn là một kỹ năng lập kế hoạch cần thiết và cực kỳ quan trọng. 

Trên thực tế, hầu như ít có kế hoạch nào được triển khai đúng với những dự đoán ban đầu, các yếu tố khách quan tác động liên tục, đòi hỏi mỗi cá nhân, mỗi thành viên trong doanh nghiệp cần linh hoạt để ứng phó kịp thời với mọi tình huống, tránh làm gián đoạn kế hoạch đã đề ra.

Bước 8: Đo lường, đánh giá năng lực sau mỗi tuần

Cần đo lường, đánh giá năng lực sau một khoảng thời gian nhất để để biết các cá nhân, doanh nghiệp đang làm tới đâu? Có đi đúng lộ trình mà kế hoạch đề ra không? Có vấn đề nào phát sinh hay đang tiềm ẩn đâu đó không?

Đừng bỏ qua kỹ năng lập kế hoạch quan trọng này. Bởi bước này sẽ giúp mỗi cá nhân thẳng thắn nhìn nhận lại bản thân, xem xét những điểm cần cải thiện trong bản kế hoạch. 

Mô hình 5W 1H 2C 5M trong việc nâng cao kỹ năng lập kế hoạch

Mô hình 5W 1H 2C 5M được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay. Phương pháp này khá tiện lợi và phù hợp để thực hành kỹ năng xây dựng kế hoạch cá nhân. Mỗi người cần tự trả lời những câu hỏi như:

5 W bao gồm: Why – What – Where – When – Who

• Why (Mục tiêu công việc): Tại sao cần xây dựng kế hoạch này?
• What (Danh sách công việc): Thực hiện những nhiệm vụ nào để đạt được mục tiêu? 
• Where (Địa điểm thực hiện): Các đầu mục công việc trên sẽ được thực hiện ở đâu? Địa điểm đó có điều kiện gì hay không?
• When (Thời gian thực hiện): Mỗi nhiệm vụ sẽ được hoàn thành trong bao lâu? Khi nào thì bắt đầu?
• Who (Ai chịu trách nhiệm): Ai sẽ là người đảm trách các nhiệm vụ đã liệt kê trên? Công việc đó có cần sự giúp đỡ từ ai không?

1 H – How 

(Cách thức thực hiện): Thực hiện như thế nào? Bằng phương thức, tài liệu nào cho phù hợp?

2 C bao gồm: Control – Check

• Control (Phương pháp kiểm soát): Các nhiệm vụ nào cần được kiểm soát? Kiểm soát như thế nào? Tiêu chuẩn gì để đánh giá kết quả công việc?
• Check (Phương pháp kiểm tra): Những nội dung nào cần kiểm tra, kiểm tra bao lâu một lần? Lưu ý gì thực hiện kiểm tra? Cần ghi chú lại để đưa các thông tin này cho nhóm nếu kế hoạch được thực hiện theo teamwork.

5 M bao gồm: Man – Money – Material – Machine – Method

• Man (Nhân lực): Người đảm nhận nhiệm vụ có đạt tiêu chí về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng,… hay không.
• Money (Ngân sách): Chi phí cho nhiệm vụ này là bao nhiêu? Kỳ hạn giải ngân là khi nào? 
• Material (Hệ thống cung ứng): Tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng phục vụ kế hoạch nhân sự? 
• Machine (Máy móc): Các thiết bị kỹ thuật hiện tại có phù hợp với yêu cầu của nhiệm vụ không? Kỹ thuật, máy móc nào cần được áp dụng?
• Method (Phương pháp): Phương pháp vận hành nhân sự như thế nào để tối ưu?

Các phương pháp lập kế hoạch phổ biến khác

Phương pháp sơ đồ mạng PERT

Sơ đồ PERT là tên viết tắt của Program Evaluation and Review Technique. Là biểu đồ được sử dụng trong việc xây dựng kế hoạch, kiểm soát các nhiệm vụ trong một dự án. Sơ đồ này phù hợp cho các dự án có hàng trăm, thậm chí hàng ngàn hoạt động.

Để thực hiện lập sơ đồ mạng PERT, cần có 4 yếu tố thiết yếu. Bao gồm sự kiện, công việc, thời gian dự trữ và đường găng. Biểu đồ này cho phép doanh nghiệp phân bổ nguồn lực phù hợp cho dự án. Đảm bảo kế hoạch thực hiện đúng theo tiến độ.

Sơ đồ PERT cho phép đặt ra một chuỗi các công việc. Và liên kết chúng với nhau dựa trên các phụ thuộc thời gian. Nó giúp xác định thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn thành một dự án. Và giúp quản lý tiến độ của dự án bằng cách so sánh thực tế với kế hoạch ban đầu.

Sơ đồ PERT thường được biểu diễn dưới dạng một biểu đồ lược đồ. Trong đó các công việc được đại diện bằng các hình oval hoặc hình chữ nhật. Và các liên kết giữa chúng được đại diện bằng các mũi tên. Thời gian hoàn thành mỗi công việc được xác định dựa trên ước tính của các chuyên gia. Hoặc thông qua kinh nghiệm thực tế.

Sơ đồ PERT giúp quản lý dự án đạt được tiến độ trong thời gian cần thiết. Bằng cách đưa ra một lịch trình thực hiện chi tiết và chính xác. Giúp định rõ trách nhiệm và vai trò của từng thành viên trong dự án.

Biểu đồ Gantt

Sơ đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án thường được sử dụng để lập kế hoạch và theo dõi tiến độ của các hoạt động trong dự án. Nó bao gồm một biểu đồ dạng thanh hiển thị các hoạt động và thời gian cần thiết để hoàn thành chúng, giúp đảm bảo tiến độ của dự án và đưa ra các biện pháp điều chỉnh khi cần thiết để hoàn thành dự án đúng thời gian và chất lượng mong muốn.

Tư vấn và triển khai kinh doanh cho doanh nghiệp SMEs

Trong sơ đồ Gantt, mỗi công việc sẽ được đại diện bằng một thanh trượt dài, với thời gian bắt đầu và kết thúc của công việc được xác định rõ ràng. Những công việc có thời gian thực hiện ngắn sẽ được đặt phía trên, còn những công việc có thời gian thực hiện dài hơn sẽ được đặt phía dưới.

Sơ đồ Gantt còn cho phép xác định thứ tự các công việc, để đảm bảo rằng một công việc phải hoàn thành trước khi công việc tiếp theo được bắt đầu. Điều này giúp đảm bảo tiến độ của dự án và giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa các công việc.

Bên cạnh đó, sơ đồ Gantt còn cho phép quản lý thời gian của các công việc, dự đoán thời gian hoàn thành của dự án và đưa ra các biện pháp điều chỉnh khi cần thiết. Nó cũng cho phép quản lý tiến độ của dự án bằng cách so sánh thực tế với kế hoạch ban đầu.

Cải thiện kỹ năng lập kế hoạch công việc hiệu quả

Để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch công việc hiệu quả, có thể áp dụng các phương pháp sau:

Tất cả mọi người nên đồng lòng hướng về mục tiêu

Một kế hoạch chỉ thành công khi tất cả mọi người đồng lòng hướng về mục tiêu và cùng góp sức thực hiện. Việc gắn kết các thành viên trong nhóm thông qua kỹ năng giao tiếp khéo léo là điều hết sức cần thiết.

Ưu tiên triển khai đầu mục công việc quan trọng trước

Sau khi liệt kê các đầu mục công việc, việc phân loại tính chất và mức độ ưu tiên của công việc đó sẽ giải mã được gần hết bản kế hoạch. Dựa vào thứ tự thực hiện rõ ràng đó, mỗi cá nhân sẽ tập trung vào nhiệm vụ ưu tiên, không chồng chéo, rối ren.

Xây dựng kế hoạch rõ ràng trên giấy hoặc phần mềm

Đừng chỉ suy nghĩ trong đầu về kế hoạch, hãy ghi chúng ta giấy hoặc điền lên các phần mềm có sẵn. Ghi chú ra sẽ giúp mỗi cá nhân không bỏ lỡ bất kỳ một điều gì của bản kế hoạch, đồng thời giúp ghi nhớ lâu hơn chi tiết kế hoạch, phát hiện ra những điểm chưa hợp lý để chỉnh sửa và bổ sung.

Đặt ra các câu hỏi cụ thể

Đặt ra những câu hỏi cụ thể rồi tự trả lời là một phương pháp rất hiệu quả để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch. Việc này giúp mỗi cá nhân chuẩn bị sẵn tâm thế, cũng như biết được những gì mình phải làm để đạt được mục tiêu.

Sai lầm trong kỹ năng xây dựng kế hoạch 

Kế hoạch phi thực tế, không phù hợp với khả năng

Kế hoạch vạch ra những yêu cầu quá cao so với khả năng, nguồn lực có thể khiến các cá nhân mất hết động lực để thực hiện, bởi sự cố gắng mỗi ngày không được đền đáp.

Hãy bắt đầu bằng một kế hoạch có tính thực tế, tức là vẫn có tính thách thức nhưng vẫn nằm trong khả năng có thể thực hiện. Đặt ra các mục tiêu nhỏ, theo các khoảng thời gian ngắn để tiện theo dõi tiến độ cũng như xác định những điểm cần cải thiện.

Lập kế hoạch quá chung chung

Xây dựng một bản kế hoạch chung chung, sơ sài sẽ cản trở quá trình thực hiện một dự án, điều này dễ khiến mỗi người rơi vào tình trạng rối ren, chồng chéo, hoang mang trong quá trình giải quyết vấn đề.

Lập kế hoạch thiếu rõ ràng cũng dẫn đến việc phân bổ thời gian, chi phí, nguồn nhân lực không hợp lý, giảm năng suất và làm chậm tiến độ. Do đó, việc xây dựng một kế hoạch chi tiết, chỉn chu góp phần quan trọng vào quá trình hoàn thành công việc.

Chỉ hướng đến kết quả mà coi nhẹ quá trình thực hiện

Quá trình thực hiện quyết định phần lớn trong việc kế hoạch đó có thành công hay không. Do đó, đừng chỉ suy nghĩ và tìm mọi cách để đạt được kết quả một cách nhanh nhất mà coi nhẹ quá trình. Một quá trình thực hiện bài bản chắc chắn sẽ tạo ra kết quả tốt và bền vững hơn.

Không phân bổ thời gian đúng cách

Việc phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ, hoạt động trong dự án là rất quan trọng. Nếu không phân bổ đúng cách, có thể dẫn đến việc không thể hoàn thành các hoạt động trong thời gian được đề ra.

Không thường xuyên cập nhật kế hoạch

Kế hoạch nên được theo dõi và cập nhật liên tục để phù hợp với tình hình hiện tại. Đặc biệt là trong những kế hoạch dài hạn, khi không được cập nhật định kỳ thì kế hoạch chắc chắn sẽ trở nên lỗi thời và không mang lại hiệu quả tốt nhất.

Không chuẩn bị cho các phương án dự phòng

Nếu những rủi ro tiềm ẩn không được đánh giá đầy đủ, sẽ dẫn đến việc không có phương án dự phòng hoặc không có kế hoạch hành động khi rủi ro xảy ra.

Ngày nay, khi ứng tuyển vào hầu hết các vị trí trong doanh nghiệp, nhà tuyển dụng đều yêu cầu kỹ năng lập kế hoạch. Vạch ra kế hoạch chi tiết về những việc cần làm, cùng với việc tuân thủ các mốc thời gian là một phần thiết yếu để điều hành một doanh nghiệp thành công.

Tìm hiểu thêm: Dịch vụ Tư vấn và Đào tạo doanh nghiệp

APEXCORP – CHUYÊN GIA TƯ VẤN CHIẾN LƯỢC KINH DOANH & QUẢN TRỊ

Trụ sở: 88A Nguyễn Trọng Tuyển, P.8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM

Văn phòng tư vấn: Business Center, Masteri Thảo Điền, P. Thảo Điền, Tp. Thủ Đức, HCM

Hotline: 0903 25 55 25

Email: info@apex.edu.vn

Website: apex.edu.vn

Fanpage: Bác sỹ doanh nghiệp Dr Biz