Hệ thống đo lường KPI có thực sự khó?

KPI được truyền bá và áp dụng tại các doanh nghiệp Hoa Kỳ từ cuối thế kỷ 20. và tại các doanh nghiệp Việt Nam từ sau 2005. Đây là phương pháp quản trị hiệu suất theo mục tiêu. đều tập trung vào triển khai chiến lược của doanh nghiệp để tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.

Phương pháp này gặp một thách thức chung ở Việt Nam là chưa được nhìn nhận như một hệ thống quản trị chiến lược. Mà chủ yếu sử dụng trong quản trị nhân sự. Dùng để đánh giá kết quả làm việc cá nhân. Nó thiếu tính kết nối dọc với chiến lược của doanh nghiệp. Và liên kết ngang giữa các bộ phận chức năng để bảo đảm sử dụng hiệu quả nguồn lực của doanh nghiệp.

Bài viết trả lời những câu hỏi căn bản:

• Xu hướng sử dụng KPI trong quản trị doanh nghiệp?
• 5 sai lầm phổ biến trong thiết kế và triển khai KPI?
• 4 giải pháp triển khai KPI thành công đã kiểm chứng?

Xu hướng sử dụng KPI trong quản trị doanh nghiệp

Tổng quan về KPI

KPI được sử dụng để đánh giá hiệu suất theo thời gian dài. Và có nhiều chu kỳ cho một tổ chức, cá nhân, chương trình, dự án, hoạt động, v.v. Đặc điểm nổi bật của KPI là

• Chỉ tiêu đo lường được
• Liên kết với các mục tiêu chiến lược & liên kết với nhau
• Chỉ đạo tập trung nguồn lực
• Được đo theo mục tiêu

Đào tạo Mini MBA thực chiến dành cho chủ doanh nghiệp SME

KPI có thể là bất kỳ thước đo định lượng mà một công ty sử dụng để đánh giá tiến trình và kết quả đạt được mục tiêu của mình. KPI có thể và nên được chia theo bộ phận nếu đó là một tổ chức hay doanh nghiệp quy mô nhỏ, và chia theo ngành hoặc lĩnh vực kinh doanh (thường gọi là khối) nếu đó là một tập đoàn.

Một số ví dụ KPI phổ biến cho nhiều ngành và bộ phận khác nhau

• Khối bán lẻ:
  • doanh thu trên mỗi mét vuông là 50 triệu/tháng,
  • tổng doanh số bán hàng theo các kỳ của cùng một cửa hàng 300 triệu
  • doanh số trên mỗi nhân viên 800 triệu/tháng
• Phòng nhân sự:
  • tỷ lệ thay việc là 12% / năm
  • năng suất lao động của nhân viên đạt 4 tỷ VND/người
  • tỷ lệ các cuộc tuyển dụng đạt được mức thời gian tuyển dụng 15,5 ngày đạt 85%
• Phòng kinh doanh:
  • giá trị lũy kế sử dụng dịch vụ của một khách hàng trong năm đạt 50 triệu
  • doanh thu bán hàng 300 tỉ
  • số lượng cuộc gọi được thực hiện thành công đạt 400 cuộc
• Khối công nghệ:
  • doanh thu thường xuyên hàng tháng,
  • tỷ lệ khách hàng cũ,
  • số lượng giao dịch,
  • thời gian xử lý một giao dịch

Những lưu ý đối với KPI

Trước khi tạo KPI cần tạo được một số chuẩn và ngữ cảnh của chỉ tiêu. Từ đó người thực hiện mới rõ ý nghĩa của từng KPI. Cụ thể hơn, KPI với tên chỉ tiêu và chỉ số đo thường có một ngầm định. Dùng để so sánh với một mốc nào đó. Có thể là trung bình ngành, tăng trưởng hàng năm, v.v..

Ví dụ Tỷ lệ tăng doanh thu 30% có thể được xây dựng trên ngầm định là tỉ lệ tăng trưởng của ngành là 25%. Và doanh nghiệp mong muốn đạt tỉ lệ cao hơn trung bình ngành.

Hoặc với mục tiêu Tăng mạnh độ phủ thì có KPI “Số điểm bán được mở thêm là 20”. Nghĩa là dựa trên ngữ cảnh cụ thể của địa phương có cơ hội mở thêm được số đó. Đồng thời với việc so sánh tốc độ mở điểm bán của bản thân doanh nghiệp này trong giai đoạn trước.

KPI thường được xem xét ở cấp điều hành. Do đó, không nên theo dõi mọi chỉ số hiệu suất ở nhiều hơn 1 nơi. Ở cấp độ chiến lược, bạn chỉ muốn theo dõi và đo lường các chỉ số có tác động và giá trị lớn nhất cho công ty của bạn.

Tư vấn và triển khai kinh doanh cho doanh nghiệp SMEs

Xu hướng sử dụng KPI trên toàn cầu và tại Việt Nam

Tuy có nhiều doanh nghiệp tuyên bố sử dụng KPI. Nhưng không hoàn toàn chắc chắn hệ thống chỉ tiêu định lượng mà họ dùng là KPI theo định nghĩa nêu trên. Phần đông không sử dụng theo khung bản đồ chiến lược BSC. Tức là họ không kết nối với các mục tiêu chiến lược và phân định theo 4 hoặc 5 khía cạnh có quan hệ nhân quả.

Từ sau 2005, BSC được sử dụng như một hệ thống quản trị chiến lược để thực hiện những tham vọng phát triển. Gắn với các hoạt động quản lý sự thay đổi tại từng doanh nghiệp. Với mỗi Bản đồ chiến lược và hệ thống chỉ tiêu KPI được xây dựng cho từng thời kỳ. Doanh nghiệp tập trung các biện pháp thực thi đồng thời với thay đổi Công cụ KPI thường được ứng dụng trong 6 lĩnh vực sau

1. Sử dụng KPI để lãnh đạo, cũng như quản lý doanh nghiệp.
2. Phát triển góc nhìn tích hợp về khách hàng.
3. Coi KPI như những tập dữ liệu cho máy học.
4. Quan tâm sâu vào các thành phần KPI.
5. Chia sẻ dữ liệu KPI đáng tin cậy.
6. Hướng tới việc phân tích KPI.

5 sai lầm cần tránh trong thiết kế và triển khai KPI tại doanh nghiệp

KPI là một hệ thống quản trị chiến lược của doanh nghiệp và hiệu quả công việc của nhân viên hữu hiệu. Nằm trong top 25 công cụ quản lý ưa dùng nhất kể từ 1993 tới nay.

Doanh nghiệp Việt Nam gặp rất nhiều thách thức về kiến thức, kỹ năng của nhân sự tham gia. Và tính khả thi tại doanh nghiệp khi tính đồng bộ của các hệ thống quản trị chưa cao. Đội ngũ chuyên gia tư vấn Apexcorp đã thực hiện nghiên cứu các dự án xây dựng hệ thống KPI của các doanh nghiệp Việt Nam. Và phát hiện 5 sai lầm phổ biến khiến áp dụng KPI có thể thất bại dưới đây:

1. Phương pháp thiết kế chưa phù hợp
2. Phương pháp triển khai chưa phù hợp
3. Thiếu ứng dụng theo dõi và giám sát
4. Sử dụng KPI chưa phù hợp với tính năng của hệ thống này
5. Chưa coi việc áp dụng KPI là một quá trình thay đổi liên tục trong tổ chức

Phương pháp thiết kế chưa phù hợp

Cho dù đã áp dụng KPI, các doanh nghiệp không luôn chắc chắn về phương pháp thiết kế các chỉ tiêu KPI. Sai lầm trong lựa chọn phương pháp thiết kế là một trong những nguyên nhân khiến cho hệ thống KPI không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp. Những sai lầm cơ bản về phương pháp thiêt kế hệ thống thường xảy ra trong 5 tình huống đặc trưng dưới đây.

• Bản đồ chiến lược (BSC) chưa được lý giải từ chiến lược.

• BSC chưa được xây dựng theo hướng liên kết dọc và liên kết ngang.
• Bất cứ chỉ tiêu đánh giá lượng hóa nào cũng được gọi tên là chỉ tiêu KPI
• Bối rối trong việc sử dụng hệ thống chỉ tiêu KPI và kế hoạch kinh doanh
• Thiết kế quá nhiều chỉ tiêu KPI từ cấp công ty, tới bộ phận, vị trí

Phương pháp triển khai chưa phù hợp

Những doanh nghiệp thiết kế KPI xong nhưng tốn mất nhiều năm (có nơi mất hẳn 3 năm) để đưa hệ thống KPI vào vận hành đúng với mục đích mà nó được sinh ra là quản lý hiệu suất doanh nghiệp cùng với hiệu quả công việc của phòng ban và nhân sự chủ chốt. Những sai lầm cần tránh của doanh nghiệp khi triển khai bao gồm.

• Thiếu một “nhạc trưởng” cho phương pháp luận
• Thiếu mục tiêu và lộ trình phù hợp
• Quan niệm hệ thống KPI có thể xây dựng và vận hành tốt ngay trong năm đầu
• Không phát triển lịch sử dữ liệu hoặc tìm các chuẩn so sánh.
• Vận hành hệ thống KPI không gắn với các biện pháp tạo động lực

Thiếu ứng dụng theo dõi, phân tích và báo cáo

KPI về bản chất là các chỉ tiêu đo lường tính theo thời điểm và trên diện rộng dựa trên các thống kê tức thời từ hoạt động sản xuất kinh doanh thường nhật. Rất nhiều chỉ tiêu đòi hỏi phải có ghi nhận dữ liệu lớn do quy mô các hoạt động bán hàng, mua hàng, sản xuất hoặc vận hành dịch vụ là rất lớn. Nếu không sử dụng các ứng dụng công nghệ để ghi nhận thời gian thực trên diện rộng thì việc tổng hợp, tính toán dữ liệu để đưa kết quả cho chỉ tiêu KPI là không khả thi.

Sử dụng KPI chưa phù hợp với chức năng của hệ thống này

KPI vốn là chỉ tiêu đo lường mức độ thành công của doanh nghiệp trong việc đạt tới các mục tiêu chiến lược. Nó cần đươc coi là các chỉ số sức khỏe của doanh nghiệp, và xây dựng từ góc độ quản trị doanh nghiệp, có nghĩa là được xây dựng cho công ty và phân rã thành các nhóm mục tiêu – chỉ tiêu cho bộ phận và vị trí chủ chốt ảnh hưởng tới chiến lược doanh nghiệp. Như vậy, KPI bao trùm cả cấp độ quản trị doanh nghiệp và quản trị nhân sự.

Có hai xu hướng nổi bật trong việc sử dụng KPI chưa phù hợp với tính năng mà nó được gán cho khi phát triển.

• Lạm dụng hệ thống KPI trong quản lý
• Coi KPI như một công cụ của quản lý nhân sự thuần túy

Chưa coi việc áp dụng KPI là một quá trình thay đổi liên tục

Hệ thống KPI thường được áp dụng khi lãnh đạo doanh nghiệp mong muốn điều chỉnh lại cách thức quản lý nhằm gia tăng hiệu suất của doanh nghiệp. Để thực thi được, KPI luôn được phân giao theo trách nhiệm, chức năng của mỗi bộ phận và nhân sự đảm trách, dựa trên các tiêu chuẩn và quy định về quy trình thực hiện công việc của doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp luôn gặp 2 thách thức đến từ sự thiếu chuẩn của hệ thống quản lý các chức năng và thiếu năng lực phù hợp của nhân sự.

• Truyền thông chưa đủ
• Chưa có đào tạo nâng cao nhận thức và năng lực cho cán bộ quản lý thường xuyên

Chưa xem xét tính phù hợp của văn hóa doanh nghiệp với các hệ thống quản trị theo phương pháp BSC.

KPI sẽ phù hợp nhất với văn hóa doanh nghiệp hướng kết quả và hiệu suất. Với những văn hóa hoặc tiểu văn hóa tập trung vào gìn giữ sự ổn định, mềm mại trong quản lý dẫn tới thói quen giải quyết vấn đề kiểu dĩ hòa vi quý, hoặc văn hóa nặng tính tuân thủ hướng vào quy trình thay vì hướng vào kết quả, thì KPI sẽ gặp khó khăn trong triển khai.

Tìm hiểu thêm: Dịch vụ Tư vấn và Đào tạo doanh nghiệp

APEXCORP – CHUYÊN GIA TƯ VẤN CHIẾN LƯỢC KINH DOANH & QUẢN TRỊ

Trụ sở: 88A Nguyễn Trọng Tuyển, P.8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM

Văn phòng tư vấn: Business Center, Masteri Thảo Điền, P. Thảo Điền, Tp. Thủ Đức, HCM

Hotline: 0903 25 55 25

Email: info@apex.edu.vn

Website: apex.edu.vn

Fanpage: Bác sỹ doanh nghiệp Dr Biz