Tầm quan trọng của quản trị nhân sự

Ngày nay, khi nhu cầu tuyển dụng ngày càng cao và sự tranh giành nhân tài giữa các tổ chức. Quản trị nhân sự càng cho thấy tầm quan trọng của mình với doanh nghiệp. Quản trị nhân sự hoạt động tốt có thể khai thác và sử dụng nguồn lao động một cách hiệu quả.

Đào tạo Mini MBA thực chiến dành cho chủ doanh nghiệp SME

Nhân sự chính là chìa khóa mở ra môi trường lao động tuyệt vời. Hoạt động này giúp tăng cường năng suất lao động, giữ chân nhân tài. Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Là yếu tố quan trọng giúp đạt được sự thành công của doanh nghiệp.

Chức năng của quản trị nhân sự

Quản lý chính sách liên quan đến nguồn nhân lực

Đóng vai trò chủ đạo trong việc quản lý các chính sách liên quan đến nhân sự. Đảm bảo tất cả các luật định do Nhà nước ban hành đều được doanh nghiệp tuân thủ.

Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự cũng có trách nhiệm đưa ra các chính sách phù hợp trong phạm vi doanh nghiệp. Đảm bảo lực lượng lao động tuân thủ. Thực hiện để đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

Tư­ vấn cho bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp

Nhà quản trị nhân sự có chức năng tư vấn về các vấn đề liên quan đến lực lượng lao động. Ví dụ như chế độ lương thưởng, bổ nhiệm, bổ sung nhân sự, nghỉ việc, sa thải,… Đảm bảo bộ máy tổ chức doanh nghiệp luôn vận hành một cách suôn sẻ và hiệu quả nhất.

Cung cấp các dịch vụ nội bộ

Bộ phận nhân sự có chức năng quan trọng trong việc kịp thời lên kế hoạch tuyển dụng, bổ sung nhân lực. Nhà quản trị nhân sự cũng cần chủ động đưa ra những đề xuất về việc bổ sung, sa thải nhân sự. Bên cạnh đó, họ cũng có chức năng quản lý các vấn đề về chính sách nhân sự. Bao gồm lương thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, an toàn lao động.

Đánh giá, kiểm tra nhân viên

Quản trị nhân sự gắn liền với lực lượng lao động trong doanh nghiệp. Nhà quản trị nhân sự có trách nhiệm giám sát, kiểm tra các bộ phận/phòng ban. Như việc thực hiện các chính sách, tuân thủ văn hoá doanh nghiệp. Hay tham gia các chương trình nâng cao nghiệp vụ.

Nhiệm vụ chính của người làm quản trị nhân sự

Tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng nhân sự là nhiệm vụ đầu tiên của những người làm quản trị nhân sự. Đây cũng được coi là khâu quan trọng nhất để mang về những nhân tài phù hợp với doanh nghiệp. Các chính sách, quy trình tuyển dụng có thể thay đổi linh hoạt tùy vào yêu cầu hay quy mô của mỗi doanh nghiệp. Nói chung quy trình này không bị áp đặt vào bất kỳ một khuôn mẫu chung nào cả.

Bố trí nhân sự

Bao gồm tuyển dụng, đào tạo, phân bổ công việc, đánh giá hiệu suất. Đưa ra các chính sách lương bổng và phúc lợi cho nhân viên. Bố trí nhân sự có đủ số lượng nhân viên với các kỹ năng, năng lực và tính cách phù hợp.  Đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc. Đồng thời giúp nâng cao sự hài lòng của nhân viên và động viên họ làm việc tốt hơn.

Đào tạo, phát triển

Là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của bộ phận quản trị nhân sự. Việc này được xem như là một chiến lược đầu tư dài hạn và thông minh của doanh nghiệp. Nhưng thực chất sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp chính là nguồn nhân lực.

Để đảm bảo chất lượng nhân sự, doanh nghiệp cần có một khoản chi phí cho việc đào tạo nhân viên. Bồi dưỡng thêm các khóa học cho nhân viên. Nâng cao kỹ năng làm việc, chuyên môn, tay nghề của nhân viên.

Quản lý các chính sách nhân sự

Mỗi doanh nghiệp có chế độ đãi ngộ, chính sách nhân sự khác nhau. Tuy nhiên phải đảm bảo các chính sách này quan tâm đến đời sống nhân viên. Cả về tinh thần, vật chất, có như vậy mới thu hút và tăng tỷ lệ giữ chân người tài.

Thiết lập tiêu chuẩn và chính sách phù hợp cho nhân viên là chìa khóa quan trọng. Nó giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ bền vững với nhân viên. Nhân viên cảm thấy được tôn trọng. Nhờ đó họ có thể cống hiến nhiều hơn và gắn bó lâu hơn với tổ chức.

Giám sát và kiểm tra nhân sự

Nhà quản trị nhân sự cần triển khai giám sát, kiểm tra. Nhằm đảm bảo nhân viên đang tuân thủ chính sách của doanh nghiệp. Đồng thời đánh giá năng lực của từng cá nhân để có những đề xuất thích hợp. Nâng cao hơn nữa hiệu suất làm việc của họ.

Quản lý lương và phúc lợi cho nhân viên

Đây là một nhiệm vụ cơ bản của bộ phận quản trị nhân sự. Nhiệm vụ này bao gồm việc giám sát ngày phép của nhân viên. Tính lương, thưởng, các phúc lợi về ngày sinh nhật, đạt KPI,…

Xây dựng và nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp

Là yếu tố cần có đối với bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào. Nếu thiếu đi yếu tố này, doanh nghiệp đó khó có thể đứng vững. Cốt lõi của văn hoá chính là tinh thần và quan điểm giá trị doanh nghiệp. Việc xây dựng, nuôi dưỡng văn hoá doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp. Nhất là bộ phận quản trị nhân sự.

Đầu tiên, cần xác định và thống nhất về quan điểm kinh doanh, quản lý của tổ chức. Đánh giá môi trường động lực của doanh nghiệp. Thống nhất bộ quy tắc ứng xử đối với mỗi cá nhân trong doanh nghiệp. Sau đó xem xét, đánh giá những đề xuất thay đổi về quy trình, chính sách quản lý. Cuối cùng, bộ phận quản trị nhân sự sẽ tổng hợp và xây dựng về văn hoá tổng thể của doanh nghiệp.

An toàn và bảo mật

Trong quản trị nhân sự, cần phải đảm bảo các thông tin liên quan đến nhân sự. Như thông tin cá nhân, lương bổng, thông tin y tế. Các thông tin nhạy cảm khác được bảo vệ an toàn và bảo mật.

Ngoài ra, quản trị nhân sự cũng cần đảm bảo môi trường làm việc an toàn cho nhân viên. Bao gồm việc cung cấp trang thiết bị bảo vệ lao động. Giảm thiểu rủi ro trong quá trình làm việc và tuân thủ các quy định an toàn lao động.

Bảo vệ an toàn và bảo mật cho nhân sự là một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản trị nhân sự. Đảm bảo sự tin tưởng và tôn trọng từ phía nhân viên. Góp phần xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

Quy trình quản trị nhân sự doanh nghiệp hiệu quả

Bước 1: Xây dựng hệ thống quản trị nhân sự

Hệ thống quản trị nhân sự bao gồm thông tin về người lao động, khi có yêu cầu về việc xuất thông tin thì bộ phận quản trị nhân sự phải có ngay trong thời gian ngắn. Thông tin có thể bao gồm:

• Bảng theo dõi theo phòng ban (Thông tin của nhân sự như họ tên, năm sinh, quê quán,…)
• Tài liệu tuyển dụng để lưu giữ, chọn lọc ứng viên đáp ứng yêu cầu công việc.
• Bảng kết quả hiệu suất công việc, lưu giữ quá trình hoàn thành công việc của mỗi cá nhân để có những chiến lược phù hợp như chính sách đào tạo, bồi dưỡng, cơ cấu lại kịp thời.
• Bảng theo dõi tiền lương để nắm bắt được mức lương mà nhân viên đang được hưởng cũng như việc điều chỉnh lại cho phù hợp với từng vị trí.

Tư vấn và triển khai kinh doanh cho doanh nghiệp SMEs

Bước lưu trữ này rất quan trọng và doanh nghiệp cần đảm bảo về vấn đề bảo mật thông tin cho nhân viên. Điều này giúp người giám sát, quản lý có thể nắm rõ tình trạng nhân viên cũng như đảm bảo về quyền lợi nhân sự trong tổ chức.

Bước 2: Thiết lập quy trình tuyển dụng và quản trị nhân sự hiệu quả

Tuỳ vào mô hình và cơ cấu tổ chức của mỗi doanh nghiệp mà việc thiết lập quy trình và quản trị nhân sự sẽ khác nhau. Một số yếu tố cần quan tâm:

• Quy trình tuyển dụng, phỏng vấn ứng viên
• Kế hoạch đào tạo nhân viên, điều chuyển nhân sự giữa các bộ phận/ phòng ban.
• Chính sách đãi ngộ, lương thưởng của doanh nghiệp
• Tầm nhìn, sứ mệnh, nội quy, chính sách và văn hoá áp dụng tại doanh nghiệp.

Nhân sự là lực lượng nòng cốt của tổ chức, khâu tuyển dụng này rất quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm, cân nhắc và xây dựng chiến lược hợp lý, đảm bảo chọn được những người có năng lực, phẩm chất phù hợp với vị trí công việc.

Bước 3: Mô tả công việc và phân công công việc phù hợp cho mỗi nhân sự

Căn cứ vào tính chất, quy trình làm việc, mỗi nhân viên sẽ được định hướng về công việc được phân công một cách chính xác và linh hoạt hơn. Bản mô tả công việc rõ ràng giúp nhà quản trị nhân sự theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả của nhân viên một cách chính xác và khách quan.

Bộ phận quản trị nhân sự cần định hướng rõ ràng, cụ thể và phân công vị trí phù hợp cho các nhân viên, nắm được năng lực cũng như kỹ năng để phân công họ vào vị trí phù hợp.

Bước 4: Đặt mục tiêu làm việc và tiêu chuẩn đánh giá thành tích rõ ràng

Doanh nghiệp đặt ra mục tiêu rõ ràng sẽ vẽ ra một lộ trình cụ thể để đạt được mục tiêu đó, từ đó giúp nhân viên cảm thấy tin tưởng và quyết tâm hơn để tạo ra hiệu quả. Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự cũng cần đưa ra những tiêu chuẩn đánh giá thành tích theo từng giai đoạn của nhân viên.

Bước 5: Theo dõi, đánh giá hiệu quả công việc

Mỗi bộ phận, phòng ban nên xây dựng bảng đánh giá kết quả công việc cụ thể theo tuần, tháng, quý, năm,… Nếu nhân viên đạt nhiều thành tích, nhà quản trị nhân sự cần đưa ra những lời khen ngợi, động viên và có những phần thưởng phù hợp. Trường hợp nhân viên chưa đạt hiệu suất làm việc, nhà quản trị cần đưa ra những chính sách phù hợp để cải thiện, thậm chí có thể sa thải nếu cần thiết.

Kỹ năng cần có của nhà quản trị nhân sự

Kỹ năng nhân sự

Kỹ năng nhân sự bao gồm các chiến lược quản lý nhân sự, kế hoạch về nguồn nhân sự, các định hướng phát triển, thiết lập văn hoá, các chính sách đào tạo, bồi dưỡng nhân viên để nâng cao hiệu quả công việc, cùng các khoản phúc lợi, lương thưởng.

Kỹ năng giao tiếp

Nghề nhân sự đòi hỏi nhiều về kỹ năng giao tiếp, đàm phán, nhạy bén, linh hoạt trong cách ứng xử với nhân viên, hiểu rõ tính cách và tính chất công việc của mỗi nhân sự, sẵn sàng giúp đỡ hoặc đưa ra lời khuyên thích hợp khi cần thiết.

Kỹ năng thuyết phục

Nhà quản trị nhân sự cần có khả năng thuyết phục và thương thuyết để ảnh hưởng và thúc đẩy nhân viên, cấp trên, các bên liên quan khác. Việc thuyết phục bao gồm khả năng lắng nghe và hiểu quan điểm của người khác, tạo ra lập luận logic và sử dụng cách thuyết phục hiệu quả để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Tư duy phân tích

Khả năng phân tích tình huống, dữ liệu và thông tin giúp đưa ra quyết định chính xác và có căn cứ. Tư duy phân tích giúp họ nhận ra mô hình, xu hướng và vấn đề tiềm ẩn, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp cho công việc quản lý nhân sự.

Kỹ năng lãnh đạo và quản lý

Một nhà quản trị nhân sự xuất sắc phải có khả năng lãnh đạo  và quản lý hiệu quả. Họ cần biết cách tạo động lực và truyền cảm hứng cho nhân viên, xây dựng và duy trì một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ, và phân công và giám sát công việc một cách hiệu quả. Kỹ năng lãnh đạo và quản lý cũng bao gồm khả năng xử lý xung đột, đào tạo và phát triển nhân viên, và xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp.

Cẩn trọng và chính trực

Sự cẩn trọng và chính trực là những yếu tố cần thiết trong vai trò quản trị nhân sự. Cần có khả năng giữ bí mật và đối xử công bằng với tất cả nhân viên, thể hiện tính công bằng, đạo đức và đồng nhất trong quá trình quản lý và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến nhân sự.

Kiên trì và linh hoạt

Để đối phó với những thách thức và sự biến động khôn lường trong thời đại hiện nay, nhà quản trị cần có sự kiên trì và linh hoạt. Kiên trì giúp nhà quản trị nhân sự vượt qua khó khăn và không bỏ cuộc dễ dàng. Họ cần có khả năng đối mặt với áp lực và thách thức một cách mạnh mẽ. Linh hoạt là khả năng thích nghi và thay đổi phương pháp làm việc khi cần thiết. Nhà quản trị nhân sự cần có khả năng thích ứng với môi trường làm việc đa dạng và những yêu cầu khác nhau của nhân viên và tổ chức.

Tìm hiểu thêm: Dịch vụ Tư vấn và Đào tạo doanh nghiệp

APEXCORP – CHUYÊN GIA TƯ VẤN CHIẾN LƯỢC KINH DOANH & QUẢN TRỊ

Trụ sở: 88A Nguyễn Trọng Tuyển, P.8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM

Văn phòng tư vấn: Business Center, Masteri Thảo Điền, P. Thảo Điền, Tp. Thủ Đức, HCM

Hotline: 0903 25 55 25

Email: info@apex.edu.vn

Website: apex.edu.vn

Fanpage: Bác sỹ doanh nghiệp Dr Biz